Polityka prywatności serwisu PolishOfficefit
Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu internetowego PolishOfficefit, dostępnego pod adresem https://polishofficefit.com. Dokument ma na celu zapewnienie przejrzystości, zgodności z RODO/GDPR oraz poinformowanie Cię, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych.
1. Zakres ochrony danych
Ochroną objęte są wszelkie dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z naszego serwisu, w szczególności dane osób odwiedzających stronę, korzystających z formularzy kontaktowych oraz kandydatów aplikujących na oferty pracy w dziale Kariera.
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne – np. imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy;
- dane kontaktowe – np. adres e-mail, numer telefonu, dane adresowe;
- dane związane z zapytaniem biznesowym – np. zakres planowanej inwestycji, informacje o projekcie, preferowane terminy;
- dane dotyczące rekrutacji – np. informacje zawarte w CV i liście motywacyjnym, historia zatrudnienia, wykształcenie;
- dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, dane o aktywności na stronie (logi serwera, statystyki odwiedzin);
- dane gromadzone poprzez pliki cookies i podobne technologie – szczegółowo opisane w sekcji Pliki cookies i technologie śledzące.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do realizacji określonych funkcjonalności serwisu, np. udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie czy przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.
2. Podstawa prawna przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
W zależności od kontekstu przetwarzania, podstawą prawną może być:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, odpowiedź na zapytanie wysłane z zakładki Kontakt);
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zgoda marketingowa, zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach);
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. obowiązki rachunkowe, archiwizacyjne);
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (np. dochodzenie i obrona przed roszczeniami, analiza statystyk korzystania z serwisu, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, rozwój naszych usług).
Jeżeli podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, masz prawo w każdej chwili ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest PolishOfficefit (dalej: „Administrator”), prowadzący serwis internetowy pod adresem https://polishofficefit.com.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:
- korespondencyjnie – na adres siedziby Administratora wskazany na stronie w zakładce Kontakt;
- za pośrednictwem poczty elektronicznej – na adres e-mail podany w sekcji kontaktowej serwisu;
- telefonicznie – zgodnie z aktualnymi danymi kontaktowymi opublikowanymi na stronie.
Administrator może wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych (IOD). Jeżeli IOD zostanie powołany, odpowiednia informacja, wraz z danymi kontaktowymi, zostanie opublikowana w niniejszej polityce lub w zakładce O nas.
4. Cel i sposób wykorzystania danych
Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach, w szczególności w celu:
- udzielania odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularzy i danych kontaktowych dostępnych w serwisie, w tym w sekcjach Usługi oraz Kontakt;
- przygotowania i przedstawienia ofert współpracy, wycen projektów aranżacji biur oraz innych usług prezentowanych na stronach Projekty i Usługi;
- prowadzenia korespondencji biznesowej oraz obsługi relacji z klientami, partnerami i dostawcami;
- realizacji procesów rekrutacyjnych opisanych w zakładce Kariera, w tym oceny kwalifikacji kandydatów i dopasowania do aktualnych ofert pracy;
- prezentowania referencji i opinii klientów (np. w sekcji Opinie), o ile wyraziłeś na to odrębną zgodę;
- zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa i rozwoju serwisu, w tym prowadzenia analiz statystycznych odwiedzin oraz optymalizacji treści;
- prowadzenia komunikacji marketingowej, w tym przesyłania informacji o usługach, realizowanych projektach i aktualnościach (np. wiadomości e-mail), jeśli została wyrażona na to wymagana zgoda;
- realizacji obowiązków prawnych oraz dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Dane przetwarzane są z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi i systemów informatycznych, zgodnie z zasadą minimalizacji – przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonych celów.
5. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom trzecim, z którymi współpracujemy przy realizacji naszych usług lub które zapewniają nam wsparcie techniczne i organizacyjne. W szczególności mogą to być:
- dostawcy usług hostingowych i utrzymania infrastruktury IT;
- dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych online;
- firmy doradcze, księgowe, prawne i audytorskie;
- partnerzy biznesowi zaangażowani w realizację projektów aranżacji biur oraz podwykonawcy niezbędni do realizacji zawartych umów.
W każdym przypadku przekazanie danych następuje na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych lub innych odpowiednich podstaw prawnych, z zachowaniem wymogów RODO i zasad poufności.
Dane mogą być również przekazywane właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń sądów i decyzji administracyjnych.
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli jednak do takiego przekazania dojdzie, nastąpi ono wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez przepisy RODO.
6. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:
- korzystamy z zabezpieczeń sieciowych oraz szyfrowania transmisji danych (m.in. protokół HTTPS);
- ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;
- wprowadzamy procedury zarządzania uprawnieniami i nadawania dostępów do systemów;
- regularnie aktualizujemy oprogramowanie oraz monitorujemy potencjalne incydenty bezpieczeństwa;
- stosujemy zasadę privacy by design i privacy by default przy projektowaniu nowych funkcjonalności serwisu.
Mimo stosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych, korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, podejmiemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym – jeżeli będzie to wymagane – poinformujemy odpowiedni organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.
7. Prawa użytkowników
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
- prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
- prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
- prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania dla celów marketingu bezpośredniego;
- prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, w zakresie w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody;
- prawo wniesienia skargi – do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.
W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji Kontakt w sprawie prywatności. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie przewidzianym przez RODO.
9. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem przepisów prawa oraz terminów przedawnienia roszczeń. W szczególności:
- dane związane z korespondencją i zapytaniami biznesowymi – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz wykazania przebiegu komunikacji, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania;
- dane związane z procesami rekrutacyjnymi – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany przy wyrażaniu zgody lub do jej wycofania;
- dane przetwarzane w celu wykonania umowy i rozliczeń – przez okres jej obowiązywania oraz przez czas wymagany przepisami prawa (w tym przepisami rachunkowymi i podatkowymi);
- dane wykorzystywane do celów analitycznych – w okresach wynikających z polityki retencji stosowanych narzędzi analitycznych, przy zachowaniu zasad minimalizacji i pseudonimizacji danych.
Po upływie odpowiednich okresów dane są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, uniemożliwiającemu identyfikację osoby.
10. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem naszych usług, wdrażaniem nowych funkcjonalności serwisu lub wytycznymi organów nadzorczych.
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na tej stronie pod adresem https://polishofficefit.com/privacy-policy/. W przypadku istotnych zmian, które mogą mieć wpływ na sposób przetwarzania Twoich danych osobowych, możemy poinformować Cię w szczególny sposób, np. poprzez wyświetlenie komunikatu w serwisie lub przesłanie informacji na adres e-mail, jeśli jest to właściwe.
11. Kontakt w sprawie prywatności
Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności, chcesz zrealizować swoje prawa lub zgłosić zastrzeżenia związane z przetwarzaniem danych osobowych, skontaktuj się z nami:
- poprzez dane kontaktowe dostępne w zakładce Kontakt;
- za pośrednictwem formularza kontaktowego w serwisie, wskazując, że zgłoszenie dotyczy ochrony danych osobowych;
- jeżeli został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – bezpośrednio z IOD, zgodnie z informacjami przekazanymi w komunikatach administratora.
Zachęcamy do zapoznania się również z innymi informacjami na temat naszej działalności, kulturze organizacyjnej i sposobie realizacji projektów, dostępnymi w sekcjach O nas, Zespół, Projekty oraz Usługi.